Khi khái niệm “Thành thạo Tin học văn phòng” thiếu nhất quán trong hồ sơ ứng tuyển

Trên thực tế, đa phần các vị trí tuyển dụng của các doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu là thành thạo tin học văn phòng và có thể yêu cầu thêm chứng chỉ tin học văn phòng. Tuy nhiên, như thế nào mới là "thành thạo" kỹ năng tin học văn phòng? Khái niệm này hiện chưa thực sự nhất quán trong hồ sơ ứng tuyển công việc của ứng viên.

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, HR hẳn đều quen thuộc với yêu cầu "thành thạo tin học văn phòng" trong mô tả công việc (JD) bởi đây là kỹ năng mềm thiết yếu đối với công việc của nhiều ngành nghề, vị trí: hành chính, nhân sự, marketing, sales, logistics...

Rất nhiều ứng viên khi ứng tuyển vào các các vị trí văn phòng đều tự đánh giá về năng lực tin học văn phòng là thành thạo. Kỹ năng tin học văn phòng thường được ứng viên ghi trong CV với mức điểm 4/5 sao, hoặc được trình bày dưới biểu đồ thanh ngang, đáp ứng tối thiểu 80% tiêu chuẩn. Khái niệm thành thạo này mang nhiều yếu tố chủ quan do ứng viên tự xét. Tuy nhiên, khi trúng tuyển và bắt đầu làm việc, nhiều ứng viên lộ rõ điểm yếu về kỹ năng tin học và chỉ đáp ứng từ 15 – 20% tiêu chuẩn kỹ năng theo thực tế.

Điều này chứng tỏ rằng khái niệm thành thạo tin học văn phòng thường bị lạm dụng và thiếu một tiêu chuẩn nhất quán giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.

Có nhiều lý do chủ quan và khách quan dẫn đến sự thiếu nhất quán trong tiêu chuẩn thành thạo tin học văn phòng:

• Thứ nhất, ứng viên tự đánh giá năng lực cao hơn so năng lực tự có. Điều này đặc biệt đúng đối với sinh viên mới ra trường, ít kinh nghiệm làm việc thực tiễn nên chưa thực sự đánh giá đúng trình độ của bản thân khi áp dụng kỹ năng tin học văn phòng vào công việc.

• Thứ hai, hoạt động đào tạo tin học văn phòng loạn tiêu chuẩn nhưng không cung cấp cho người học phương pháp, cách tiếp cận để giải quyết công việc thực tế.

• Từ kiến thức, hiểu biết chuyển hóa thành kỹ năng giải quyết vấn đề bằng công cụ là một khoảng cách. Nhiều ứng viên có chứng chỉ tin học văn phòng nhưng do học theo hình thức “học tủ”, không học bài bản, dẫn đến khả năng ứng dụng vào công việc còn kém. Hầu hết các ứng viên chỉ nắm chưa đến 20% tính năng nên gặp khó khăn trong việc khai thác sức mạnh tiềm ẩn của ứng dụng để nâng cao hiệu quả công việc.

• Thứ ba, thực tế có rất nhiều ứng dụng khác nhau phục vụ cho công năng khác nhau. Đơn cử như nhóm tính toán và quản lý bảng biểu dữ liệu (Excel, Google Sheet), nhóm soạn thảo (Word, Google Docs), nhóm thuyết trình (PowerPoint, Google Slide), nhóm quản lý thời gian, công việc (Outlook, Google Calendar)... Việc sử dụng thành thạo có nghĩa là sử dụng đúng tính năng và kết hợp các ứng dụng, dẫn đến hiệu quả không được như mong muốn. Tuy nhiên, rất nhiều người lạm dụng một số ứng dụng để làm thay tính năng của ứng dụng khác, chẳng hạn như dùng Excel để quản lý hàng triệu dòng dữ liệu thay vì dùng Access, hay dùng Word để làm báo cáo cần cung cấp nhiều dữ liệu.

• Cuối cùng, các ứng dụng liên tục cập nhật phiên bản và cải tiến công cụ hàng năm, đòi hỏi người dùng cũng phải tự tìm hiểu và cải thiện dựa nền tảng có sẵn. Việc chỉ học một lần và thiếu cập nhật chính là yếu tố làm kỹ năng bị tụt hậu trong việc sử dụng các phiên bản Office mới.
  

Đối với doanh nghiệp, việc bỏ qua tiêu chuẩn đánh giá dẫn đến việc không lọc được ứng viên có năng lực cao và rủi ro ứng viên không đáp ứng yêu cầu công việc thực tế. Trong quá trình làm việc, khi không đáp ứng được tiêu chuẩn thành thạo tin học văn phòng, người lao động phải mất thời gian tự tìm hiểu, ảnh hưởng đến thời gian và hiệu quả công việc. Bộ phận nhân sự phải xây dựng tiêu chuẩn và hệ thống đánh giá, với nhiều ứng dụng thì việc xây dựng bộ đánh giá sẽ ngốn nhiều nguồn lực.

Đối với xã hội, người sử dụng lao động không có tiêu chuẩn dẫn đến người lao động cũng không nhất thiết phải nâng chuẩn bản thân lên quá cao. Các chương trình đào tạo không đúng tiêu chuẩn vẫn được triển khai và người học.

 Xem thêm: Nhân sự Gen Z đặt ra bài toán quản trị mới cho Doanh nghiệp

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn đầu vào cho hoạt động tuyển dụng thông qua các tiêu chuẩn do Microsoft đề xuất (như chứng chỉ MOS) hoặc hướng đến tiêu chuẩn quốc tế thông qua các công ty kiểm định chất lượng quốc tế.

Tuỳ vào ngành nghề và đặc thù doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp cần chủ động xây dựng tiêu chuẩn năng lực tin học văn phòng từng phiên bản và từng ứng dụng, đưa ra bộ năng lực và khung năng lực, đồng thời bài đánh giá bằng các tình huống và ứng dụng thực tế.

Bên cạnh đó, việc kiểm định và đánh giá năng lực tin học văn phòng làm cơ sở để xây dựng lộ trình phát triển năng lực là vô cùng quan trọng. Để đánh giá khách quan năng lực của người lao động, bộ phận nhân sự có thể sử dụng phần mềm đánh giá Gmetrix do Certiport phát hành, hoặc các ứng dụng đánh giá đánh giá năng lực nội bộ đối với bộ Microsoft Office.

Ngoài ra, với các công ty đang có nhiều nhân sự chưa đạt yêu cầu về thành thạo tin học văn phòng, cần triển khai hoạt động huấn luyện, đào tạo tin học văn phòng cho người lao động để chuẩn hóa kỹ năng nhằm nâng cao năng lực và năng suất làm việc của toàn bộ phòng ban hoặc công ty đó.

Tham khảo thêm về chương trình đào tạo kỹ năng tin học văn phòng cho doanh nghiệp tại website của Trung tâm tin học văn phòng MOS hoặc liên hệ hotline 091.444.4343 để được tư vấn.

Kỹ năng tin học Văn phòng rất cần thiết khi thực hiện các nhiệm vụ cấp trên giao, nhất là các vấn đề liên quan đến nhập liệu, tính toán. Điển hình tại Viindoo, vị trí Chuyên viên Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng sẽ yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng tin học Văn phòng thành thạo. Khối lượng dữ liệu thô khi triển khai phần mềm cho khách hàng rất lớn, vì phải chuyển đổi từ cách lưu trữ truyền thống sang sử dụng phần mềm. Do đó các nhân viên bộ phận Tư vấn cần lọc, sắp xếp và xử lý dữ liệu đầu vào của khách hàng sau đó chuyển dữ liệu đó lên phần mềm của họ sao cho linh hoạt, phù hợp.

Không thể phủ nhận thành thạo tin học văn phòng là một trong những tiêu chí tuyển dụng cơ bản mà người lao động cần đáp ứng trong thời đại chuyển đổi số. Tuy nhiên, khái niệm về thành thạo tin học văn phòng của nhà tuyển dụng và ứng viên vẫn còn xuất hiện tình trạng thiếu nhất quán và gây ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng. Doanh nghiệp cần chủ động thiết lập các tiêu chuẩn đầu vào cho hoạt động tuyển dụng thông qua các tiêu chuẩn quốc tế, xây dựng khung năng lực, kiểm định và đánh giá năng lực của ứng viên và tổ chức các hoạt động đào tạo để mọi nhân viên thành thạo tin học văn phòng đúng nghĩa.